俵谷 龍佑（@tawarayaryusuke）です。
仕事を早く終わらせることをして、さっさとプライベートの有意義な時間を過ごしたいですよね。
僕は、フリーランスを数年やっていく中で徐々にですが、仕事を早く終わらせることができるようになり、今では18時に仕事を終わらせることもザラではなくなりました。
そこで今日は、僕が実際に取り組んでいるタスク管理術、または周囲にいる仕事を早く終わらせる・片付ける人から学んだタスク管理術を7つ紹介したいと思います。
仕事を早く終わらせる方法①すぐ取り組まないものはToDoリストから削除
仕事を早く終わらせる上で最も大切なのは、「やるべきこと」を見極めることだと思っています。
やるべきこと、そうでないことが区別できなければ、やらなくても良いことに時間を割き、やるべきことを期限ギリギリで追われながらやる羽目になります。
前に重要だと思ってメモ書きしたものでも、今取り組む必要がないと思ったら、ToDoリストからは削除してしまいましょう。
今重要でなければ、今後も重要になる可能性は限りなく低いです。
仕事を早く終わらせる方法②直近1週間のものしかリストにいれない
每日見返すToDoリストには、長期的なタスク、定性的なタスクを入れるとあふれかえって、重要なタスクを見落としがちになります。
僕も一時期、ToDoリストに詰め込みすぎて100コを超える大きなリストになってしまいました。
長期的なものは別に管理したほうが良いです。僕もそうしています。
仕事を早く終わらせる方法③数分で終わるタスク集を作る
これは、移動中・待ち時間などに行ういわゆる「細かいタスク」というやつですね。
元々が小さいタスクだけでなく、大きなものも細分化して数分で終わるレベルにして、スキマ時間に少しずつやるというのも、仕事を早く終わらせるコツ。
仕事を早く終わらせる方法④集中できる時間に頭の使う仕事を行う
集中できる時間は、人によりけりですが、一般的には朝〜夕方くらいまでと言われています。
僕は、朝型の中でも超朝型タイプで5時とか6時くらいが最も頭が働き、16時頃に失速し始めるというサイクルになってます。
これは、色んな時間で試してみて自分の疲労度・集中度を見ると良いかもしれません。
最も集中できる時間に考える仕事をするだけで、圧倒的に仕事のスピードが上がります。
仕事を早く終わらせる方法⑤メールや電話は即座に対応しない
今日紹介する全ての項目の中で最も重要かも。
メールや電話は即レスが良いとビジネス的には言われますが、僕は逆だと思っています。
結局、クライアントや取引先が望んでいるのは、支払った費用に対し、見合う成果が欲しいのであって、業務を遅滞なく進めることが大切なわけです。
メールや電話で、本来の業務が遅れてしまうのなら意味が無いので、僕はメールや電話は即レスしません。
スキマ時間、または1日の中でまとめて返す時間を作っています。
前にも書きましたが、特に電話はビジネスツールの中でも非効率です。
基本的には、僕は電話はその場でとりません。なぜなら、自分のスケジュールが乱れて、仕事が遅れるからです。
仕事を早く終わらせる方法⑥同じカテゴリーのタスクはまとめて行う
意外と、「今は何をすべきか？」と迷っていることに時間使っていることって多いんです。
それもなくすために、僕は同じカテゴリーの仕事はまとめて同じ時間内にやっています。
こうすることで、仕事を早く終わらせることができますし、タスクのモレもなくしやすいです。
仕事を早く終わらせる方法⑦大きめの仕事はタスクベースに分解
大きな仕事に直面すると、ついついため息がもれて、後回しにしてしまいがち。
大切なことは、ファーストアクションです。
仕事を早く終わらせるコツは、大きな仕事をいかに細分化できるか、にかかっているといっても過言ではありません。
例えば、提案資料の作成だとしたら、ざっくり以下のようにプロセスを細分化できます。
・提案資料のアウトライン作成
・提案資料のための情報収集
・文字サイズの調整、デザイン調整
まとめ
以上ですね！
仕事を早く終わらせる方法で最も大切なのは・・・
- やるべきことを明確化する、そのために管理はシンプルに
- 一日なるべく疲れずに仕事を続ける工夫をする
の2つですね！参考にどうぞ！
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俵谷 龍佑
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