仕事を早く終わらせる人が実践している7つのタスク管理術

時間管理
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俵谷 龍佑(@tawarayaryusuke)です。

仕事を早く終わらせることをして、さっさとプライベートの有意義な時間を過ごしたいですよね。

僕は、フリーランスを数年やっていく中で徐々にですが、仕事を早く終わらせることができるようになり、今では18時に仕事を終わらせることもザラではなくなりました。

そこで今日は、僕が実際に取り組んでいるタスク管理術、または周囲にいる仕事を早く終わらせる・片付ける人から学んだタスク管理術を7つ紹介したいと思います。

仕事を早く終わらせる方法①すぐ取り組まないものはToDoリストから削除

仕事を早く終わらせる上で最も大切なのは、「やるべきこと」を見極めることだと思っています。

やるべきこと、そうでないことが区別できなければ、やらなくても良いことに時間を割き、やるべきことを期限ギリギリで追われながらやる羽目になります。

前に重要だと思ってメモ書きしたものでも、今取り組む必要がないと思ったら、ToDoリストからは削除してしまいましょう。

今重要でなければ、今後も重要になる可能性は限りなく低いです。

タスクを細分化しすぎると、確認作業が増えて非効率になってしまう
タスクを細分化することは、必ずしも作業効率の向上には結びつきません。タスクを細分化すれば、脳が「タスクが多い」と認識してやる気が下がり、却って非効率になります。タスクの細分化の前にメモする必要のあるタスクか考えることが重要です。

仕事を早く終わらせる方法②直近1週間のものしかリストにいれない

每日見返すToDoリストには、長期的なタスク、定性的なタスクを入れるとあふれかえって、重要なタスクを見落としがちになります。

僕も一時期、ToDoリストに詰め込みすぎて100コを超える大きなリストになってしまいました。

長期的なものは別に管理したほうが良いです。僕もそうしています。

仕事を早く終わらせる方法③数分で終わるタスク集を作る

これは、移動中・待ち時間などに行ういわゆる「細かいタスク」というやつですね。

元々が小さいタスクだけでなく、大きなものも細分化して数分で終わるレベルにして、スキマ時間に少しずつやるというのも、仕事を早く終わらせるコツ。

仕事を早く終わらせる方法④集中できる時間に頭の使う仕事を行う

集中できる時間は、人によりけりですが、一般的には朝〜夕方くらいまでと言われています。

僕は、朝型の中でも超朝型タイプで5時とか6時くらいが最も頭が働き、16時頃に失速し始めるというサイクルになってます。

これは、色んな時間で試してみて自分の疲労度・集中度を見ると良いかもしれません。

最も集中できる時間に考える仕事をするだけで、圧倒的に仕事のスピードが上がります。

仕事を早く終わらせる方法⑤メールや電話は即座に対応しない

今日紹介する全ての項目の中で最も重要かも。

メールや電話は即レスが良いとビジネス的には言われますが、僕は逆だと思っています。

結局、クライアントや取引先が望んでいるのは、支払った費用に対し、見合う成果が欲しいのであって、業務を遅滞なく進めることが大切なわけです。

メールや電話で、本来の業務が遅れてしまうのなら意味が無いので、僕はメールや電話は即レスしません。

スキマ時間、または1日の中でまとめて返す時間を作っています。

前にも書きましたが、特に電話はビジネスツールの中でも非効率です。

仕事を効率化するベストな方法は、電話を出ない勇気を持つこと
Web集客の専門家、俵谷 龍佑(@tawarayaryusuke)です。 フリーランスになってから、より一層、仕事を効率化する方法を考えるようになりました。 その中でも、特に効果的なのが電話を出ないこと。 「え、そんなこと...

基本的には、僕は電話はその場でとりません。なぜなら、自分のスケジュールが乱れて、仕事が遅れるからです。

仕事を早く終わらせる方法⑥同じカテゴリーのタスクはまとめて行う

意外と、「今は何をすべきか?」と迷っていることに時間使っていることって多いんです。

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それもなくすために、僕は同じカテゴリーの仕事はまとめて同じ時間内にやっています。

こうすることで、仕事を早く終わらせることができますし、タスクのモレもなくしやすいです。

仕事を早く終わらせる方法⑦大きめの仕事はタスクベースに分解

大きな仕事に直面すると、ついついため息がもれて、後回しにしてしまいがち。

大切なことは、ファーストアクションです。

仕事を早く終わらせるコツは、大きな仕事をいかに細分化できるか、にかかっているといっても過言ではありません。

例えば、提案資料の作成だとしたら、ざっくり以下のようにプロセスを細分化できます。

・今回の提案の趣旨理解・疑問解消
・提案資料のアウトライン作成
・提案資料のための情報収集
・文字サイズの調整、デザイン調整
仕事の時間を短縮するため僕が日頃から取り組んでいることまとめ【22選】
Web集客の専門家、俵谷 龍佑(@tawarayaryusuke)です。 仕事の時間を短縮するって、ビジネスマンの課題の一つですよね。 僕も、いつも課題として抱えております。 この記事では、今まで僕が実践してきた仕事の時間...

まとめ

以上ですね!

仕事を早く終わらせる方法で最も大切なのは・・・

  • やるべきことを明確化する、そのために管理はシンプルに
  • 一日なるべく疲れずに仕事を続ける工夫をする

の2つですね!参考にどうぞ!

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俵谷 龍佑

俵谷 龍佑

フリーランスでWEBライター。ADD(グレーゾーン)が原因で入社半年で社内失業してフリーランスに。音楽イベント団体「MUSICROWD」の中の人。新しい働き方LAB 京都コミュマネ。足を使っていろんな場所へ取材に行く、隠れ体育会系のHR・旅・食ライター。食い意地がすごく、旅の目当ては観光地よりもご当地グルメと寂れた町並み。 発達障害(ADD)の強みを活かし生きていく様子をブログで公開中。【多拠点居住/京都/料理/豆乳/自転車】