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仕事を早く終わらせる・片付ける人が実践している7つのタスク管理術

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Web集客の専門家、俵谷 龍佑(@tawarayaryusuke)です。

仕事を早く終わらせて、さっさとプライベートの有意義な時間を過ごしたいですよね。

僕は、フリーランスを数年やっていく中で徐々にですが、仕事を早く終わらせることができるようになり、今では18時に仕事を終わらせることもザラではなくなりました。

そこで今日は、僕が実際に取り組んでいるタスク管理術、または周囲にいる仕事を早く終わらせる・片付ける人から学んだタスク管理術を7つ紹介したいと思います。

今すぐ取り組まないものはToDoリストから削除

仕事を早く終わらせる上で最も大切なのは、「やるべきこと」を見極めることだと思っています。

やるべきこと、そうでないことが区別できなければ、やらなくても良いことに時間を割き、やるべきことを期限ギリギリで追われながらやる羽目になります。

前に重要だと思ってメモ書きしたものでも、今取り組む必要がないと思ったら、ToDoリストからは削除してしまいましょう。

今重要でなければ、今後も重要になる可能性は限りなく低いです。

頭で覚えているものはわざわざメモ書きしない

上と重複しますが、頭で覚えているものをメモ書きすることにより、重要かそうでないかの区別がつかなくなります。

仕事を早く終わらせる・片付けるコツは、とにかく今やるべきことを明確化すること。

やることが分かっていれば、集中できるし迷いもなくなります。

直近1週間のものしかリストにいれない

每日見返すToDoリストには、長期的なタスク、定性的なタスクを入れるとあふれかえって、重要なタスクを見落としがちになります。

僕も一時期、ToDoリストに詰め込みすぎて100コを超える大きなリストになってしまいました。

長期的なものは別に管理したほうが良いです。僕もそうしています。

数分で終わるタスク集を作る

これは、移動中・待ち時間などに行ういわゆる「細かいタスク」というやつですね。

元々が小さいタスクだけでなく、大きなものも細分化して数分で終わるレベルにして、スキマ時間に少しずつやるというのも、仕事を早く終わらせるコツ。

集中できる時間に頭の使う仕事を行う

集中できる時間は、人によりけりですが、一般的には朝〜夕方くらいまでと言われています。

僕は、朝型の中でも超朝型タイプで5時とか6時くらいが最も頭が働き、16時頃に失速し始めるというサイクルになってます。

これは、色んな時間で試してみて自分の疲労度・集中度を見ると良いかもしれません。

最も集中できる時間に考える仕事をするだけで、圧倒的に仕事のスピードが上がります。

メールや電話は即座に対応しない

今日紹介する全ての項目の中で最も重要かも。

メールや電話は即レスが良いとビジネス的には言われますが、僕は逆だと思っています。

結局、クライアントや取引先が望んでいるのは、支払った費用に対し、見合う成果が欲しいのであって、業務を遅滞なく進めることが大切なわけです。

メールや電話で、本来の業務が遅れてしまうのなら意味が無いので、僕はメールや電話は即レスしません。

スキマ時間、または1日の中でまとめて返す時間を作っています。

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前にも書きましたが、特に電話はビジネスツールの中でも非効率です。

Web集客の専門家、俵谷 龍佑(@tawarayaryusuke)です。 フリーランスになってから、より一層、仕事を効率化する方法を考...

基本的には、僕は電話はその場でとりません。なぜなら、自分のスケジュールが乱れて、仕事が遅れるからです。

同じカテゴリーのタスクはまとめて行う

意外と、「今は何をすべきか?」と迷っていることに時間使っていることって多いんです。

それもなくすために、僕は同じカテゴリーの仕事はまとめて同じ時間内にやっています。

こうすることで、仕事を早く終わらせることができますし、タスクのモレもなくしやすいです。

まとめ

以上ですね!

タスク管理で最も大切なのは・・・

  • やるべきことを明確化する、そのために管理はシンプルに
  • 迷うことによる判断疲れをなくす工夫をする

の2つですね!参考にどうぞ!

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俵谷 龍佑

俵谷 龍佑

新卒入社から半年で社内失業に。社会不適合を自覚して2015年4月に独立。チームで働くのが苦手でWebを使って「マイクロ起業」を実践中。 ライター/ブロガー。音楽×地域活性×ITでオモシロイことを仕掛けるべく、音楽イベント団体「Musicrowd」を運営中。

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