タスクを細分化しすぎると、確認作業が増えて非効率になってしまう

スポンサーリンク

Web集客の専門家、俵谷 龍佑(@tawarayaryusuke)です。

Googleカレンダーを使い始めてからというもの、予定管理はできるようになりました。

タスクは、「Googleタスク」で管理していましたが、どうも上手くいかずタスクが80個近くたまっている状態でした。

どうしてこんなにタスクが滞留するのか考えてみたら、結局、タスク処理の方法ではなく、タスク管理の方法に原因があることが分かりました。

タスクの細分化の仕方を色々と試してみた

「緊急」「重要」の4象限でリストを分けてみた

pencil-782755_640

「4象限分類法」とは・・・

第1象限【重要で、緊急なもの】

第2象限【重要で、緊急でないもの】

第3象限【重要でなく、緊急なもの】

第4象限【重要でなく、緊急でないもの】と分類する方法。

聞いたことがある人も多いと思いますが。

結果は…

だめでした。

結局、リストを4つに分けるとリストを4回見るという手間がかかり、リストのチェック漏れで大切な用事や仕事を忘れるということが起きたので、この分類法は中止に。

「短時間」「長時間」で分類してみた

folder-626332_640

分類したら、ほとんどのものが30分以上という結果に。

結果、「長時間」リストに偏ってしまいました。

結局、「長時間」リストからとりかからないと一向に終わらないので、途中で嫌になってリストのチェックを放棄してしまいました。

すぐ行動できるようにタスクを細分化してみた

bread-534574_640

「タスク管理 コツ」で調べると、よく出てくる方法なのですが、自分は全く合わずダメダメでした。

タスクが100個近くまで増えて、溢れかえっているリストを見るのが嫌になり放置してしまいました。

期限の設定・管理に手間がかかり、期限が空白のタスクでいっぱいに。

収拾がつかなくなりました。

これはおそらく、タスクが数個の時に有効な手段なんだなと感じました。

実際に、色々試した中で効果があったのは以下の様な方法でした。

効果があった方法

1週間以上先のタスクは、そもそもリストに入れない

IMG_0218

「期限なし」に入っているものは、全て「思いつきメモ」です。

「タスク」は、全て1週間以内のものだけにしています。

先の予定のものはとんでもなく重要でない限り、タスクリストに入れる必要がありません。

期限がないものは、とりあえず期限を設定する。

ただし、1~2ヶ月ずっと残ってしまっているようならどうせ今後も消えないと判断して消すようにしました。

スポンサーリンク

定例タスク(ルーチン作業)はリストから削除

shredder-71775_640

タスク管理の目的は、「やることを忘れないようにすること」「仕事を効率化すること」だと思います。

しかし、どうしても自分の記憶力を信じられずに、タスクを細分化してTODOリストに保管したくなりますが、そんな必要はないのです。

結局、定期的に行っているタスクは自分の頭の中に入っています。

「ブログを書く」「◯◯の記事を書く」など定期的なものであれば、Googleカレンダーや手帳などで定例作業に直接、予定として入れておけば良い話なのです。

まとめ

リストに入れるタスクの数を減らすことで、一つ一つに対して解決策を出す時間が増えて、結果タスクが減るようになりました。

ついつい、タスクを細分化した方が効率的にタスク処理をできると考えがちです。

しかし、タスクを細分化するほど「やることが多い」と脳が勝手に認識してしまって、反対にやる気を削いでしまうことになりかねないのです。

こちらもあわせて読まれています

タスク管理アプリ「gTasks」の使い方を解説します《iPhone版》

タスク管理で必ずやっておきたい3つのポイント

ひと目でタスクを確認できるメモツール「Google Keep」ってご存知?

テーマに関連する書籍でおすすめなものはこちら

スポンサーリンク
The following two tabs change content below.
俵谷 龍佑

俵谷 龍佑

ライターの仕事を中心に、小規模事業者さんのWeb集客のお手伝いしています。マーケティングの実験の場として、音楽活動やイベントを開催しております。 ADD(注意欠陥障害)の症状に悩まされながらも日々奮闘しています。
LINE@始めました!

スマホの方はこちらから↓
友だち追加

PCの方はこちらから↓

良いと思ったらシェア!

よく読まれている記事はこちら