おれじなる

「どうせ自分なんか」から「こんな自分でも」へ導くブログメディア

効率的なタスク管理は細分化しすぎないこと。TODOリストは確認用のものと認識する

time 2015/07/07

効率的なタスク管理は細分化しすぎないこと。TODOリストは確認用のものと認識する
スポンサーリンク

俵谷 龍佑(@tawarayaryusuke)です。

Googleカレンダーを使い始めてからというもの、予定管理はできるようになりました。

タスク管理は、Googleタスクで管理していましたが、どうも上手くいかずタスクが80個近くたまっている状態でした。

どうしてこんなにタスクが滞留するのか考えてみたら、結局、タスク処理の方法ではなく、タスク管理の方法に原因があることが分かりました。

タスクの細分化の仕方を色々と試してみた

「緊急」「重要」の4象限でリストを分けてみた

pencil-782755_640

第1象限【重要で、緊急なもの】、第2象限【重要で、緊急でないもの】、第3象限【重要でなく、緊急なもの】、第4象限【重要でなく、緊急でないもの】と分類する方法。聞いたことがある人も多いと思いますが。

結果は…

だめでした。結局、リストを4つに分けるとリストを4回見るという手間がかかり、リストのチェック漏れで大切な用事や仕事を忘れるということが起きたので、この分類方法は中止しました。

「短時間」「長時間」で分類してみた

folder-626332_640

分類したら、ほとんどのものが30分以上という結果に。結果、「長時間」リストが偏って増えました。

結局、「長時間」リストからとりかからないと一向に終わらないので、途中で嫌になってリストのチェックを放棄してしまいました。

すぐ行動できるようにタスクを細分化してみた

bread-534574_640

「タスク管理 コツ」で調べると、よく出てくる方法なのですが、自分には全く合いませんでした。

タスクが100個近くまで増えて、溢れかえっているリストを見るのが嫌になり放置してしまいました。

期限の設定・管理に手間がかかり、期限が空白のタスクでいっぱいに。収拾がつかなくなりました。これはおそらく、タスクが数個の時に有効な手段なんだなと感じました。

実際に、色々試した中で効果があったのは以下の様な方法でした。

効果があった方法

1週間以上先のタスクはリストから削除

IMG_0218

「期限なし」に入っているものは、全て「思いつきメモ」です。

「タスク」は、全て1週間以内にしています。先の予定のものはとんでもなく重要でない限り、タスクリストに入れる必要がないのです。期限がないものは、とりあえず期限を設定する。ただし、1~2ヶ月ずっと残ってしまっているようならどうせ今後も消えないと判断して消すようにしました。

定例タスク(ルーチン作業)はリストから削除

shredder-71775_640

スポンサーリンク

タスク管理の目的は、「やることを忘れないようにすること」、「仕事を効率化すること」だと思います。

しかし、どうしても自分の記憶力を信じられずに、タスクを細分化してTODOリストに保管したくなりますが、そんな必要はないのです。

結局、定期的に行っているタスクは自分の頭の中に入っています。「ブログを書く」「◯◯の記事を書く」など定期的なものであれば、Googleカレンダーや手帳などで定例作業として予定を確保しておけばよいのです。

まとめ

リストに入れるタスクの数を減らすことで、一つ一つに対して解決策を出す時間が増えて、結果タスクが減るようになりました。

ついつい、タスクを細分化した方が効率的にタスク処理をできると考えがちですが、タスクを細分化するほど、「やることが多い」と脳が勝手に認識してしまって、反対にやる気を削いでしまうことになりかねないのです。

▼こんな本もおすすめ▼

スポンサーリンク

著者

俵谷龍佑(タワラヤリュウスケ)

俵谷龍佑(タワラヤリュウスケ)

「社内失業」になり、1年で大手企業を退職。その後、ADD(軽度)が発覚。 それを機に、「強みを伸ばす」の重要性に気付き、向いてない事を諦めてやりたいことだけやる人生を目指す。28歳、作曲も歌も未経験という状態から、昔からの夢「音楽で食べていく」ことに向けてようやく本気で取り組み始める。今は、まだ作曲中、歌練習中で、音楽では食えてません。フリーライターで生計を立てています。 [詳細]