時間管理をするなら身につけるべき3つのスキル

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俵谷 龍佑(@tawarayaryusuke)です。

時間管理において、必要な心構えみたいなものは様々なブログに書かれているので、この記事では具体的に身につけたら良いスキルについて書いていきたいと思います。

状況にあわせてエクセルの数式、関数を使える力

時間管理をするのに大切なのが、何といっても「記録」と「分析」です。

この二つのうち、特に「分析」が大切です。分析をするには計算がつきものです。僕は高校時代、数学の模試で100点中3点をとったことがあるほど苦手でした。そんな自分でもできるのだから、さほどの計算能力は求められません。簡単な四則演算(足し算とか掛け算とか)ができれば問題ないです。

それよりも、問題はエクセルの「数式」と「関数」です。数式と関数さえ理解できれば、かなり効率的に高度に分析をすることができます。ちなみに僕はこんな感じで、日頃の行動や時間を管理しています。

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この第一領域とか第二領域というのは「7つの習慣」に書いてあった、緊急/重要を4つの領域に分けるという考え方を参考にして分類しています。4つの領域は、以下のように分けることができます。

第一領域(緊急かつ重要なもの)

第二領域(緊急ではないが重要なもの)

第三領域(緊急だが、重要でないもの)

第四領域(緊急でもないし、重要でもないもの)

詳しくは以下のサイトに書いてあるので、参考にしてみてください。

http://www.franklinplanner.co.jp/learning/selfstudy/ss-17.html

さらに、自分は仕事や日々のやることがどれだけのスピード(進捗度合い)でできているのかを記録し、分析しています。

スクリーンショット 2015-11-28 12.59.21

こういうグラフや表の作成は、全て数式と関数で成り立っています。

例えば、上のこの表であれば、集計の部分にはCOUNTIF関数(指定した範囲内に対象の値・テキストがいくつか入っているか数えるもの)を使っています。しかしこれも関数を知らなければ、目見で一つ一つ確認しないといけなくて面倒です。作業よりも集計する作業に時間がかかるという矛盾が生じてしまうのです。

問題点を文章にまとめて整理できる力

上のような分析をするには、問題点をまとめる力が必要です。目的のない状態で記録をしても、あまり時間管理の技術は向上しません。

例えば、僕の場合は以前から、睡眠不足に悩まされていました。

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なんで寝られていないんだろうと思った時に、「6時間睡眠なら十分だという思い込みがそもそも間違いなんじゃないか」ということに気づいて、まずは現在の睡眠時間の平均値を出そうとなりました。平均値を出すことで、普段目標としている睡眠時間と実際寝ている睡眠時間の間にズレがどれだけあるかを測ることができると思ったからです。

問題点を整理する力をつけるために最もてっとり早いな方法は「文章を書く習慣をつける」ことです。つまる話、ブログ書きましょうということです(笑)

昨日書いた記事でも話しましたが、ブログを毎日書けば自信もつけることができるし、問題点を整理できる力もつけられる、一石二鳥も三鳥にもなります。

自分との約束を守り続けることが、自信をつける上で最も簡単な方法だ
いつも、ブログで口を酸っぱくして言っている継続の大切さに通じる話です。 約束を守り続けることが、いかに強固な自分へ...

あと、本ではこれがおすすめ。課題点をロジックで整理できます。

ショートカットキーをマスターする

時間管理を紙ベースで行うのも良いですが、やっぱり圧倒的にパソコンで行ったほうが効率的です。

パソコンを使う上でショートカットキーの習得は必須です。最初、ショートカットキーに慣れるまでは苦痛で仕方ありませんが、慣れたら圧倒的に習得する前よりも作業効率が上がります。ぜひとも、つけておきたいところです。

作業効率を格段に上げたいなら、絶対に覚えておきたいショートカットキーまとめ
今から3、4年前でしょうか。本格的にパソコンを使い始めて、初めてショートカットキーの存在を知りました。 ショートカ...

まあ、当たり前のことしか書きませんでしたが、時間管理に必要な心構えよりもスキルの方が実は大切だったりします。

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俵谷 龍佑

俵谷 龍佑

ライターの仕事を中心に、小規模事業者さんのWeb集客のお手伝いしています。マーケティングの実験の場として、音楽活動やイベントを開催しております。 ADD(注意欠陥障害)の症状に悩まされながらも日々奮闘しています。

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